El Digital Workplace es el nombre que se le da a la versión moderna y virtual de los lugares de trabajo tradicionales. La experiencia Digital Workplace proporciona servicios personalizados basados en roles, así como los datos, aplicaciones y herramientas de colaboración necesarios para que los empleados trabajen desde cualquier lugar, en cualquier dispositivo y en cualquier momento. Para lograr esto, los lugares de trabajo digitales utilizan servicios de movilidad y tecnología digital para adaptarse a las actividades de los usuarios y ayudar a aumentar el compromiso de los empleados.

El término Digital Workspace fue introducido en 2009 por Paul Miller, fundador de Digital Workplace Group, para describir el amplio ecosistema de tecnologías en el lugar de trabajo. Una estrategia de lugar de trabajo digital, como evolución natural de los lugares de trabajo en general, incluye una serie de tecnologías y herramientas para lograr los objetivos comerciales, algunas de las cuales incluyen:

• Herramientas y aplicaciones de comunicación.

• Plataformas de colaboración y compromiso social

• Sistemas de gestión de contenidos y conocimientos para intercambio interno y externo.

• Herramientas de almacenamiento en la nube para compartir y almacenar documentos Plataformas de intranet y portales

• Archivos de documentación

• Integración móvil y gestión de dispositivos móviles.

Una transformación digital del lugar de trabajo debe adaptarse a los requisitos exactos de cada organización y, al mismo tiempo, mantener un gran enfoque en la experiencia general del usuario o del empleado. La experiencia del lugar de trabajo digital debería simplificar las comunicaciones y la colaboración y, al mismo tiempo, proporcionar un centro centralizado para que los empleados accedan a los datos y ejecuten funciones comerciales, independientemente de la ubicación, el dispositivo utilizado o la hora del día.

¿Cuáles son los beneficios del Digital Workplace?

1. Mayor colaboración y comunicaciones.  Las aplicaciones digitales en el lugar de trabajo fomentan y facilitan las comunicaciones laterales entre los empleados y verticalmente entre los empleados y la dirección. Esto puede ayudar a fomentar ideas que de otro modo no se habrían escuchado.

2. Mejoras de rendimiento.  Las nuevas herramientas digitales pueden ayudar a identificar indicadores clave de desempeño que pueden ayudar a mejorar la experiencia del usuario tanto para los usuarios externos como para los empleados que utilizan herramientas digitales en el lugar de trabajo.

3. Mayor flexibilidad.  Los empleados con entornos de trabajo y horarios de trabajo flexibles están más satisfechos con su experiencia laboral, pueden tener un mejor equilibrio entre el trabajo y la vida personal y pueden cambiar el horario para realizar el trabajo cuando estén mejor preparados.

4. Ganancias de productividad y eficiencia.  Las herramientas digitales en el lugar de trabajo permiten a los empleados hacer más cosas en menos tiempo, y la facilidad de colaboración y comunicación a menudo anima a los trabajadores a colaborar en tiempo real para realizar el trabajo en lugar de esperar los intercambios de correo electrónico de días pasados. Las herramientas fáciles de usar para solicitudes de TI simples, como el restablecimiento de contraseñas, también reducen la carga de TI, liberando recursos tecnológicos para tareas más productivas.

5. Menores gastos operativos.  Además, reducir la cantidad de empleados locales también se traduce en menores facturas mensuales de bienes raíces, energía y refrigeración. Se puede optar por servicios gestionados o SaaS para plataformas de lugar de trabajo digitales puede eliminar los servidores locales, el almacenamiento y los recursos de TI necesarios para operarlos.

6. Los ingresos aumentan.  Las investigaciones muestran que las organizaciones ven un aumento dramático en los ingresos al adoptar una estrategia de lugar de trabajo digital, impulsada por la reducción de costos y una mayor productividad.

7. Mejoras en la UX de los empleados. Esta experiencia de usuario mejorada puede conducir a una menor tasa de rotación, lo que mejora los resultados al reducir el tiempo dedicado a capacitar a nuevos empleados o reemplazar las habilidades perdidas.

8. Mejoras en la experiencia del cliente.  Los empleados más felices son mejores defensores de la marca y los empleados que se preocupan por su lugar de trabajo compartirán ese entusiasmo con los clientes que encuentren.

¿Cómo se implementa un lugar de trabajo digital?

Cada organización debe seguir su propio camino hacia un lugar de trabajo digital seguro, ya que cada negocio tiene sus requisitos únicos. Sin embargo, existen algunas pautas que las organizaciones deben considerar al desarrollar su estrategia de lugar de trabajo digital.

1. Primero, realice una evaluación de su huella digital actual en el lugar de trabajo. El objetivo debe incluir determinar las fortalezas y debilidades de los sistemas actualmente implementados. Esta evaluación debe abarcar a toda la empresa y, a menudo, comienza con una encuesta de los empleados para comprender las herramientas que se utilizan actualmente, sus opiniones sobre el software actual y qué se puede hacer para mejorar el flujo de trabajo de sus trabajos, y qué obstáculos se interponen en su camino.

2. Después de completar la evaluación, es importante involucrar a los líderes de los equipos de TI y de negocios de toda la organización para acordar un objetivo común y una visión clara para su adopción. Sin que todos trabajen para lograr un objetivo claro y conciso, hay pocas posibilidades de que los empleados de toda la empresa la acepten, especialmente aquellos que no entienden cuáles son los beneficios de esta transformación. T

3. Entonces, dado que los lugares de trabajo digitales se centran en mejorar las comunicaciones y la colaboración, estos también deberían ser elementos críticos del despliegue de una estrategia de lugar de trabajo digital. La gestión de proyectos debe practicar lo que predica y utilizar mensajería, intranet, wikis y herramientas de redes sociales empresariales para informar a los empleados sobre el estado de la implementación del lugar de trabajo digital.